Excel kann ein sinnvoller Ausgangspunkt für die Verwaltung von Mess- und Prüfmitteln sein. Mit einer steigenden Anzahl an Prüfmitteln, Benutzern, Standorten und Audit-Anforderungen gewinnen jedoch Automatisierung, eine vollständige Prüfmittelhistorie und die zuverlässige Überwachung von Terminen zunehmend an Bedeutung. NEOGAGE Metrology bündelt das Prüfmittelmanagement in einer zentralen digitalen Umgebung – von der Registrierung und Dokumentation über Kalibrierungen und Prüfungen bis hin zur Standortverwaltung, Benutzerverantwortung und Auditvorbereitung.
Inhaltsverzeichnis
Die Entscheidung zwischen einer Tabellenkalkulation und einer spezialisierten Softwarelösung hängt in erster Linie vom Produktionsumfang, von der Komplexität der Prozesse sowie von den Anforderungen ab, die Qualitätsnormen und Zertifizierungsstellen an ein Unternehmen stellen. Excel bietet insbesondere kleineren Unternehmen eine solide organisatorische Grundlage und eignet sich gut als einfaches Register für Mess- und Prüfmittel.
Mit zunehmendem Unternehmenswachstum steigen jedoch auch die Anforderungen an Rückverfolgbarkeit, die Überwachung nichtkonformer Prüfmittel und eine zuverlässige Terminplanung. Normen wie ISO 9001 und IATF 16949 sowie die Anforderungen der werkseigenen Produktionskontrolle (WPK/FPC) machen eine strukturierte und nachvollziehbare Prüfmittelverwaltung zunehmend unverzichtbar. In solchen Fällen wird der Einsatz einer automatisierten Softwarelösung zu einem wichtigen Instrument, um operative Fehler zu reduzieren und die Prozesssicherheit zu erhöhen.
1. Excel als „Basic“-Lösung: Wann ist eine Tabellenkalkulation die richtige Wahl?
Viele Qualitäts- und Metrologieabteilungen beginnen die digitale Verwaltung ihrer Mess- und Prüfmittel mit Excel-Tabellen. Dies ist ein natürlicher Schritt in der Entwicklung betrieblicher Prozesse. Excel bietet niedrige Einstiegshürden, ist den meisten Mitarbeitern vertraut und ermöglicht eine flexible Gestaltung und Anpassung von Tabellen, Spalten und Datensätzen. In Unternehmen, in denen lediglich einige Dutzend grundlegende Prüfmittel verwaltet werden, die sich an einem einzigen Standort befinden und von einer festgelegten Person betreut werden, kann eine einfache Tabelle ihre Aufgabe durchaus zuverlässig erfüllen. Verantwortlichkeiten lassen sich zuordnen, und anstehende Prüf- oder Kalibriertermine können ohne Investitionen in eine komplexe IT-Infrastruktur überwacht werden.
2. Warnsignale: Wann ist Ihr Unternehmen aus Excel „herausgewachsen“?
Ab einer bestimmten betrieblichen Komplexität werden die Grenzen dateibasierter Lösungen deutlich sichtbar. Steigende Produktionsvolumina, eine wachsende Anzahl von Kalibrierzertifikaten sowie der regelmäßige Wechsel von Prüfmitteln zwischen Messmittelraum, Fertigung und externen Kalibrierlaboren können dazu führen, dass Excel zunehmend zum organisatorischen Engpass wird. Zu den häufigsten Problemen im Prüfmittelmanagement gehören:
- Niemand weiß genau, wo sich ein Prüfmittel befindet: In einer einfachen Excel-Tabelle ist es schwierig, die vollständige Historie eines Geräts, seinen aktuellen Standort sowie die jeweils verantwortliche Person lückenlos nachzuverfolgen.
- Kalibrierungen werden zu spät durchgeführt: Fehlende automatische und aktive Erinnerungen können dazu führen, dass Kalibrier- und Prüftermine überschritten werden.
- Daten befinden sich in Excel und Dokumente in Ordnern: Wenn Prüfmitteldaten und zugehörige Dokumentationen getrennt voneinander gespeichert werden, ist ein schneller Zugriff auf relevante Informationen deutlich erschwert.
- Die Vorbereitung auf ein Audit dauert mehrere Tage: Die vollständige Historie eines Prüfmittels aus verschiedenen Dateien, Tabellen und Papierordnern zusammenzustellen, kann vor jedem Audit erhebliche Zeit in Anspruch nehmen.
3. Digitales Prüfmittelregister und automatisierte Prozesse
Der Einsatz einer spezialisierten Lösung wie NEOGAGE Metrology ermöglicht es, papierbasierte Prozesse weitgehend zu digitalisieren und Kalibrierzertifikate, Prüfberichte sowie Anweisungen zentral in einer digitalen Umgebung zu verwalten. Die gesamte Dokumentation befindet sich an einem Ort und ist rund um die Uhr digital verfügbar.
Ein dediziertes Prüfmittelmanagement-System bringt zudem mobile Technologien direkt in die Produktion. Mess- und Prüfmittel können auf dem Shopfloor mithilfe technischer Etiketten mit QR-Codes schnell und eindeutig identifiziert werden.
Dadurch wird auch die Kontrolle über Ausgaben und Entleihvorgänge erheblich verbessert. Es ist jederzeit nachvollziehbar, wer ein bestimmtes Prüfmittel aktuell verwendet und dafür verantwortlich ist. Die Software bietet systemgestützte Terminpläne, automatische Benachrichtigungen sowie die Dokumentation von Kalibrier- und Prüfergebnissen. Dadurch lässt sich das Risiko, wichtige Fristen zu übersehen, deutlich reduzieren. Gleichzeitig kann das System mit dem Unternehmen skalieren. Im Premium-Paket unterstützt NEOGAGE Metrology eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern und Prüfmitteln.
4. Return on Investment (ROI): Ingenieurzeit vs. Automatisierung
Der Wechsel von kostenlosen Tabellenkalkulationen zu einem professionellen Prüfmittelmanagement-System ist eine Investition in die Optimierung von Arbeitsaufwand und Prozesskosten. Die Digitalisierung metrologischer Prozesse mit einer spezialisierten Softwarelösung ermöglicht es:
- den Zeitaufwand für die Vorbereitung von Audits um 85 % zu reduzieren,
- eine 100%ige Termintreue bei der Prozesssteuerung zu erreichen,
- menschliche Fehlerquellen im Datenfluss zu eliminieren.
Anstatt die wertvolle Arbeitszeit qualifizierter Metrologen und Qualitätsfachkräfte für wiederkehrende administrative Aufgaben, manuelle Aktualisierungen von Excel-Dateien oder die Suche nach Dokumenten in Papierordnern aufzuwenden, erhält das Unternehmen ein System, das relevante Informationen und Konformitätsberichte unmittelbar bereitstellen kann. So kann sich das Team stärker auf strategisch relevante Aufgaben konzentrieren und gleichzeitig eine strukturierte Prüfmittelverwaltung sowie eine umfassende Kontrolle der metrologischen Prozesse im gesamten Unternehmen sicherstellen.